Suivre et valider le temps de travail

Consulter le temps de travail de mes collaborateurs

L'onglet "Activités" me permet d'avoir une vue d'ensemble sur les temps de travail des salariés enregistrés dans mon entreprise.

Je peux filtrer

• par salarié (un ou plusieurs)

• par entreprise (si j'ai plusieurs sociétés)

• par groupes, uniquement dans le cas où des groupes sont créés

Je peux avoir 1 vue consolidée

• à la journée

• à la semaine

• au mois

Si j'ai plusieurs entreprises, je peux avoir une vue transverse à ces différentes entreprises.

Valider le temps de travail de mes collaborateurs

Une fois que les salariés ont définitivement validé leur mission, je retrouve ces informations dans l'onglet "saisies à valider". Je peux alors valider les missions de deux manières :

• Valider sans consulter le détail en me rendant dans l'onglet "Saisies à valider"

  • dans l'onglet "A VALIDER" : j'ai une vue de toutes les missions validées par les salariés de mon entreprise. Je peux valider l'ensemble de la mission en cliquant sur "VALIDER" si je ne souhaite pas y apporter de modifications.

  • dans l'onglet "EN ATTENTE DE VALIDATION PAR LES SALARIES" : je peux voir les missions non validées des salariés.

• Si je n'ai pas assez d'information pour valider ma saisie, je peux consulter en détail le déroulé d’une mission avant de la valider / modifier. Pour cela, il suffit de cliquer sur le nom ou sur la date de la mission.

• Je constate qu'un salarié a fait une erreur dans sa saisie, je peux faire des modifications

  • ajouter une activité

  • supprimer une activité (attention, si la mission ne comporte qu'une seule activité et que vous la supprimez, la mission sera automatique supprimée. Vous retrouverez ainsi le détail de cette dernière dans l'onglet "Missions supprimées")

  • modifier la durée, le début, la fin d'une activité

  • modifier l'ensemble des données saisies par le salarié : nom de mission, véhicule utilisé, adresse de début et de fin de service, kilométrage, frais

• Une fois que j'ai effectué les modifications nécessaires, je clique sur "valider les saisies" en bas de la page. La mission est désormais validée, vous pouvez la retrouver dans l'onglet "MISSION VALIDEES".

⚠️ En tant que gestionnaire, je peux uniquement modifier et valider les missions validées par les salariés. Cependant, trois exceptions existent à cette règle :

• Si une mission court depuis plus de dix jours sans que le salarié ne l'ait validée, j'obtiens alors les droits pour y apporter des modifications et la valider

• Dans le cas des missions de groupe, j'effectue la validation par salarié et non pas par mission. Si certains membres du groupe n'ont pas encore validé la mission en question, je peux tout de même valider le temps de travail de ceux qui l'ont déjà fait

• Si je saisis une mission passée pour le compte d'un salarié, en tant que gestionnaire. Le salarié sera notifié mais sa validation ne sera pas demandée

Veiller à ce que mes collaborateurs utilisent bien le bouton "Autre tâche"

Le bouton "Autre tâche" permet d'enregistrer le temps de travail effectué en dehors du véhicule : chargement, déchargement, montage, livraison, plein d'essence etc.

Il est nécessaire de l'utiliser quand vos salariés ne sont pas en conduite (ou en accompagnement). En effet, cela vous sera profitable en cas d’accident chez un client car vous pourrez prouver que votre salarié s’y trouvait bien.

Deux exceptions demeurent à l’emploi du bouton “Autre tâche” :

• lorsque les livreurs de marchandises effectuent des livraisons au pied du camion inférieures à cinq minutes

• lorsque les chauffeurs de taxi prennent en charge ou déposent des clients sur des temps inférieurs à cinq minutes

Ajouter une journée de travail passée pour l'un de mes collaborateurs

Il est possible qu'un de mes salariés ait oublié de saisir son temps de travail pour une journée passé. Dans ce cas là, je peux moi-même ajouter ce temps de travail en effectuant la démarche suivante :

• 1/ dans l'onglet "Activités", je clique sur "Ajouter des activités"

• 2/ je peux ensuite remplir l'ensemble des champs relatifs à la journée de travail oubliée

• 3/ le salarié en sera informé par mail