Suivre et valider le temps de travail

Consulter le temps de travail de mes collaborateurs

La page "Accueil" permet d'avoir une vue d'ensemble sur l'activité et les temps de travail de mes salariés enregistrés dans mon entreprise.

Elle intègre un tableau de bord qui vous offre une vision globale et pertinente de votre activité :

• Le nombre de saisies à valider ;

• Le nombre de missions en cours ;

• Le nombre d’invitations salariés en attente ;

• Le nombre de salariés inactifs ;

• Le nombre de missions ayant été validées automatiquement ;

• Les seuils réglementaires pour lesquels il y a eu des infractions depuis le début de la semaine avec un accès direct en 1 clic vers les journées concernées.

L'onglet "Activités" me permet d'avoir une vue détaillée des temps de travail des salariés enregistrés dans mon entreprise.

Je peux filtrer :

• par salarié (un ou plusieurs)

• par entreprise (si j'ai plusieurs sociétés)

• par groupes, uniquement dans le cas où des groupes sont créés

Je peux avoir 1 vue consolidée :

• à la journée

• à la semaine

• au mois

Si j'ai plusieurs entreprises, je peux avoir une vue transverse de ces différentes entreprises.

Avant la validation par les salariés des missions, je peux consulter les missions non validées des salariés dans l'onglet "EN ATTENTE DE VALIDATION PAR LES SALARIES".

Les salariés disposent de 24 heures après le début d’une mission pour valider cette dernière. Après ce délai, la mission sera validée automatiquement.

Valider le temps de travail de mes collaborateurs

Si votre organisation d'entreprise le nécessite, vous pouvez créer des groupes afin de définir des gestionnaires en charge de différents groupes de salariés, qui ne pourront valider que les saisies des salariés de leur(s) groupe(s). Cette procédure est décrite en détail plus loin.

Une fois que les salariés ont validé leur mission , je retrouve ces informations dans l'onglet "saisies à valider". Je peux alors valider les missions de deux manières :

1. Valider sans consulter le détail en me rendant dans l'onglet "Saisies à valider" puis dans l'onglet "A VALIDER" : j'ai une vue de toutes les missions validées par les salariés de mon entreprise. Je peux valider l'ensemble de la mission en cliquant sur "VALIDER" si je ne souhaite pas y apporter de modifications.

Si je n'ai pas assez d'information pour valider ma saisie, je peux consulter en détail le déroulé d’une mission avant de la valider / modifier. Pour cela, il suffit de cliquer sur le nom ou sur la date de la mission.

1. Je constate qu'un salarié a fait une erreur dans sa saisie, je peux faire des modifications avant de valider la mission et dans un délai de 2 jours ouvrés :

• supprimer une activité (attention, si la mission ne comporte qu'une seule activité et que vous la supprimez, la mission sera automatiquement supprimée. Vous retrouverez ainsi le détail de cette dernière dans l'onglet "Missions supprimées") ;

• modifier la durée, le début, la fin d'une activité ;

• modifier l'ensemble des données saisies par le salarié : nom de mission, véhicule utilisé, adresse de début et de fin de service, kilométrage, frais.

• Une fois que j'ai effectué les modifications nécessaires, je clique sur "valider les saisies" en bas de la page. La mission est désormais validée, vous pouvez la retrouver dans l'onglet "MISSION VALIDEES".

Modifier une mission après la validation automatique

Exception (après validation automatique) : les gestionnaires peuvent encore modifier les temps de travail en précisant un motif parmi la liste suivante :

• congé

• raisons professionnelles

• raisons personnelles

Le motif de modification a posteriori est visible dans l’historique de contrôle.

Comment modifier une mission validée automatiquement ?

1. Dans l'onglet "activités", j'ouvre la journée de travail concernée

1. Dans la liste des missions de la journée, j'ouvre la mission validée automatiquement parmi la liste des missions

1. Je clique sur "J'ai été absent : modifier les saisies" et je choisis le motif de cette modification

1. Je modifie et je valide le temps de travail de mon salarié

⚠️ En tant que gestionnaire, je peux uniquement modifier et valider les missions validées par les salariés. Cependant, deux exceptions existent à cette règle :

• Missions de groupe : Dans le cas des missions de groupe, la validation s’effectue par salarié et non pas par mission. Si certains membres du groupe n’ont pas encore validé, je peux tout de même valider le temps de travail de ceux qui l’ont déjà fait (manuellement ou automatiquement).

• Mission saisie par le gestionnaire pour le compte d’un salarié (mission passée) : Si je saisis une mission passée pour le compte d’un salarié, celui-ci est notifié mais sa validation n’est pas demandée.

Attention, toute modification est tracée et le salarié est informé par mail de cette modification. Les modifications apparaissent également dans l'historique du salarié. Elles sont donc visibles en cas de contrôle.

Veiller à ce que mes collaborateurs utilisent bien le bouton "Autre tâche"

Le bouton "Autre tâche" permet d'enregistrer le temps de travail effectué en dehors du véhicule : chargement, déchargement, montage, livraison, plein d'essence etc.

Il est nécessaire de l'utiliser quand vos salariés ne sont pas en conduite (ou en accompagnement). En effet, cela vous sera profitable en cas d’accident chez un client car vous pourrez prouver que votre salarié s’y trouvait bien.

Rappel : le bouton "Autre tâche" peut être activé, désactivé ou personnalisé (par exemple en ajoutant un sous-titre explicatif) dans les paramètres de votre entreprise.

Retrouvez le détail dans la section Personnalisation du bouton "Autre tâche" : Paramétrer mon entreprise | Foire aux Questions Mobilic

Ajouter une journée de travail passée pour l'un de mes collaborateurs

Il est possible qu'un de mes salariés ait oublié de saisir son temps de travail pour une journée passé. Dans ce cas là, je peux moi-même ajouter ce temps de travail en effectuant la démarche suivante :

• 1/ dans l'onglet "Activités", je clique sur "Ajouter des activités"

• 2/ je peux ensuite remplir l'ensemble des champs relatifs à la journée de travail oubliée

• 3/ le salarié en sera informé par mail

En cas de contrôle en entreprise ou en bord de route, le contrôleur aura accès à l'historique des modifications, et pourra voir que la saisie en question n'a pas été faite en temps réel. Cet usage doit donc rester marginal.

Il n'est pas possible de saisir du temps de travail pour une journée qui précède l'inscription d'un salarié à Mobilic ou son rattachement à l'entreprise. A titre d'exemple, si le salarié est rattaché à l'entreprise depuis le 1er janvier 2022, je ne pourrai pas saisir du temps de travail avant cette date. Pour les périodes qui précèdent le rattachement, je devrais être en mesure de justifier le respect de la règlementation par un autre moyen (livret individuel de contrôle).

Gestion des salariés inactifs

Les salariés n'ayant pas lancé Mobilic

Votre interface gestionnaire vous signale automatiquement lorsqu’un salarié n’a pas lancé Mobilic ou n'a enregistré aucune activité au cours de la journée en cours.

Comment y accéder en 2 étapes ?

1. Rendez-vous dans l’onglet « Activités » dans le menu à gauche de votre espace gestionnaire.

2. Cliquez sur le bouton « Salariés inactifs aujourd'hui » situé en haut à droite de votre écran.

Pourquoi utiliser cette fonction au quotidien ?

• Anticiper les oublis, et rappelez rapidement à vos salariés de lancer Mobilic.

• Mettre à jour les plannings, en assignant un congé ou une absence si le salarié n'est pas sur la route.

• Éviter la charge administrative de fin de mois en ayant des temps de travail à jour.

Les salariés n'ayant aucune activité depuis plusieurs mois

Dans l’onglet "Entreprises", lorsqu’un salarié est inactif depuis plus de 3 mois, un panneau d’avertissement "Inactif" est affiché en rouge à coté de son nom. Au survol de cette alerte, une info-bulle apparaît : “Aucun temps de travail saisi depuis le jj/mm/aaaa. Pensez à détacher ce salarié.”

Si plus de 3 salariés sont inactifs depuis plus de 3 mois, on affiche également un bandeau au-dessus du tableau rappelant de détacher les salariés inactifs :

“Prénom+nom et 3 autres salariés n'ont pas enregistré de temps de travail depuis 3 mois. Pensez à détacher ces salariés s'ils ne font plus partie de votre entreprise, en sélectionnant l'option "détacher", ou en cliquant ici →”

La modale de fin de rattachement permet de détacher tous les salariés à la fois et de modifier la date de fin pour chacun. Vous pouvez décocher les salariés qui ne seraient pas concernés.