Suivre et valider le temps de travail

Consulter le temps de travail de mes collaborateurs

L'onglet "Activités" me permet d'avoir une vue d'ensemble sur les temps de travail des salariés enregistrés dans mon entreprise.

Je peux filtrer

• par salarié (un ou plusieurs)

• par entreprise (si j'ai plusieurs sociétés)

• par groupes, uniquement dans le cas où des groupes sont créés

Je peux avoir 1 vue consolidée

• à la journée

• à la semaine

• au mois

Si j'ai plusieurs entreprises, je peux avoir une vue transverse à ces différentes entreprises.

Avant la validation par les salariés des missions, je peux consulter les missions non validées des salariés dans l'onglet "EN ATTENTE DE VALIDATION PAR LES SALARIES".

Les salariés disposent de 24 heures après le début d’une mission pour valider cette dernière. Après ce délai, la mission sera validée automatiquement.

Valider le temps de travail de mes collaborateurs

Une fois que les salariés ont validé leur mission , je retrouve ces informations dans l'onglet "saisies à valider". Je peux alors valider les missions de deux manières :

1. Valider sans consulter le détail en me rendant dans l'onglet "Saisies à valider" puis dans l'onglet "A VALIDER" : j'ai une vue de toutes les missions validées par les salariés de mon entreprise. Je peux valider l'ensemble de la mission en cliquant sur "VALIDER" si je ne souhaite pas y apporter de modifications.

Si je n'ai pas assez d'information pour valider ma saisie, je peux consulter en détail le déroulé d’une mission avant de la valider / modifier. Pour cela, il suffit de cliquer sur le nom ou sur la date de la mission.

1. Je constate qu'un salarié a fait une erreur dans sa saisie, je peux faire des modifications avant de valider la mission et dans un délai de 2 jours ouvrés :

• supprimer une activité (attention, si la mission ne comporte qu'une seule activité et que vous la supprimez, la mission sera automatique supprimée. Vous retrouverez ainsi le détail de cette dernière dans l'onglet "Missions supprimées") ;

• modifier la durée, le début, la fin d'une activité ;

• modifier l'ensemble des données saisies par le salarié : nom de mission, véhicule utilisé, adresse de début et de fin de service, kilométrage, frais.

• Une fois que j'ai effectué les modifications nécessaires, je clique sur "valider les saisies" en bas de la page. La mission est désormais validée, vous pouvez la retrouver dans l'onglet "MISSION VALIDEES".

Modifier une mission après la validation automatique

Exception (après validation automatique) : les gestionnaires peuvent encore modifier les temps de travail en précisant un motif parmi la liste suivante :

• congé

• raisons professionnelles

• raisons personnelles

Le motif de modification a posteriori est visible dans l’historique de contrôle.

⚠️ En tant que gestionnaire, je peux uniquement modifier et valider les missions validées par les salariés. Cependant, trois exceptions existent à cette règle :

• Missions de groupe : Dans le cas des missions de groupe, la validation s’effectue par salarié et non pas par mission. Si certains membres du groupe n’ont pas encore validé, je peux tout de même valider le temps de travail de ceux qui l’ont déjà fait (manuellement ou automatiquement).

• Mission saisie par le gestionnaire pour le compte d’un salarié (mission passée) : Si je saisis une mission passée pour le compte d’un salarié, celui-ci est notifié mais sa validation n’est pas demandée.

Veiller à ce que mes collaborateurs utilisent bien le bouton "Autre tâche"

Le bouton "Autre tâche" permet d'enregistrer le temps de travail effectué en dehors du véhicule : chargement, déchargement, montage, livraison, plein d'essence etc.

Il est nécessaire de l'utiliser quand vos salariés ne sont pas en conduite (ou en accompagnement). En effet, cela vous sera profitable en cas d’accident chez un client car vous pourrez prouver que votre salarié s’y trouvait bien.

Ajouter une journée de travail passée pour l'un de mes collaborateurs

Il est possible qu'un de mes salariés ait oublié de saisir son temps de travail pour une journée passé. Dans ce cas là, je peux moi-même ajouter ce temps de travail en effectuant la démarche suivante :

• 1/ dans l'onglet "Activités", je clique sur "Ajouter des activités"

• 2/ je peux ensuite remplir l'ensemble des champs relatifs à la journée de travail oubliée

• 3/ le salarié en sera informé par mail