Suivre et valider le temps de travail

Consulter le temps de travail de mes collaborateurs

L'onglet "Activités" me permet d'avoir une vue d'ensemble sur les temps de travail des salariés enregistrés dans mon entreprise.

Je peux filtrer

• par salarié (un ou plusieurs)

• par entreprise (si j'ai plusieurs sociétés)

• par groupes, uniquement dans le cas où des groupes sont créés

Je peux avoir 1 vue consolidée

• à la journée

• à la semaine

• au mois

Si j'ai plusieurs entreprises, je peux avoir une vue transverse à ces différentes entreprises.

Je peux exporter les données pour un ou plusieurs salarié(s) sur une période de mon choix au format Excel ou C1B via le bouton "EXPORTER". Je sélectionne ensuite le format souhaité.

Cet export peut servir à archiver les données de temps de travail des salariés de l'entreprise. De plus, en cas de contrôle en entreprise, les contrôleurs peuvent vous demander ce fichier.

Le format C1B peut notamment m'être utile si je possède une flotte de poids lourds. En effet, je peux importer mon fichier C1B dans des logiciels tels que Solid ou Tachoscan afin d'y regrouper toutes les données sociales de mon entreprise.

Valider le temps de travail de mes collaborateurs

Si votre organisation d'entreprise le nécessite, vous pouvez créer des groupes afin de définir des gestionnaires en charge de différents groupes de salariés, qui ne pourront valider que les saisies des salariés de leur(s) groupe(s). Cette procédure est décrite en détail plus loin.

Une fois que les salariés ont définitivement validé leur mission, je retrouve ces informations dans l'onglet "saisies à valider". Je peux alors valider les missions de deux manières :

• Valider sans consulter le détail en me rendant dans l'onglet "Saisies à valider"

  • dans l'onglet "A VALIDER" : j'ai une vue de toutes les missions validées par les salariés de mon entreprise. Je peux valider l'ensemble de la mission en cliquant sur "VALIDER" si je ne souhaite pas y apporter de modifications.

  • dans l'onglet "EN ATTENTE DE VALIDATION PAR LES SALARIES" : je peux voir les missions non validées des salariés.

• Si je n'ai pas assez d'information pour valider ma saisie, je peux consulter en détail le déroulé d’une mission avant de la valider / modifier. Pour cela, il suffit de cliquer sur le nom ou sur la date de la mission.

• Je constate qu'un salarié a fait une erreur dans sa saisie, je peux faire des modifications

  • ajouter une activité

  • supprimer une activité (attention, si la mission ne comporte qu'une seule activité et que vous la supprimez, la mission sera automatique supprimée. Vous retrouverez ainsi le détail de cette dernière dans l'onglet "Missions supprimées")

  • modifier la durée, le début, la fin d'une activité

  • modifier l'ensemble des données saisies par le salarié : nom de mission, véhicule utilisé, adresse de début et de fin de service, kilométrage, frais

• Une fois que j'ai effectué les modifications nécessaires, je clique sur "valider les saisies" en bas de la page. La mission est désormais validée, vous pouvez la retrouver dans l'onglet "MISSION VALIDEES".

⚠️ En tant que gestionnaire, je peux uniquement modifier et valider les missions validées par les salariés. Cependant, trois exceptions existent à cette règle :

• Si une mission court depuis plus de dix jours sans que le salarié ne l'ait validée, j'obtiens alors les droits pour y apporter des modifications et la valider

• Dans le cas des missions de groupe, j'effectue la validation par salarié et non pas par mission. Si certains membres du groupe n'ont pas encore validé la mission en question, je peux tout de même valider le temps de travail de ceux qui l'ont déjà fait

• Si je saisis une mission passée pour le compte d'un salarié, en tant que gestionnaire. Le salarié sera notifié mais sa validation ne sera pas demandée

Attention, toute modification est tracée et le salarié est informé par mail de cette modification. Les modifications apparaissent également dans l'historique du salarié. Elles sont donc visibles en cas de contrôle.

Veiller à ce que mes collaborateurs utilisent bien le bouton "Autre tâche"

Le bouton "Autre tâche" permet d'enregistrer le temps de travail effectué en dehors du véhicule : chargement, déchargement, montage, livraison, plein d'essence etc.

Il est nécessaire de l'utiliser quand vos salariés ne sont pas en conduite (ou en accompagnement). En effet, cela vous sera profitable en cas d’accident chez un client car vous pourrez prouver que votre salarié s’y trouvait bien.

Deux exceptions demeurent à l’emploi du bouton “Autre tâche” :

• lorsque les livreurs de marchandises effectuent des livraisons au pied du camion inférieures à cinq minutes

• lorsque les chauffeurs de taxi prennent en charge ou déposent des clients sur des temps inférieurs à cinq minutes

Ajouter une journée de travail passée pour l'un de mes collaborateurs

Il est possible qu'un de mes salariés ait oublié de saisir son temps de travail pour une journée passé. Dans ce cas là, je peux moi-même ajouter ce temps de travail en effectuant la démarche suivante :

• 1/ dans l'onglet "Activités", je clique sur "Ajouter des activités"

• 2/ je peux ensuite remplir l'ensemble des champs relatifs à la journée de travail oubliée

• 3/ le salarié en sera informé par mail

En cas de contrôle en entreprise ou en bord de route, le contrôleur aura accès à l'historique des modifications, et pourra voir que la saisie en question n'a pas été faite en temps réel. Cet usage doit donc rester marginal.

Il n'est pas possible de saisir du temps de travail pour une journée qui précède l'inscription d'un salarié à Mobilic ou son rattachement à l'entreprise. A titre d'exemple, si le salarié est rattaché à l'entreprise depuis le 1er janvier 2022, je ne pourrai pas saisir du temps de travail avant cette date. Pour les périodes qui précèdent le rattachement, je devrais être en mesure de justifier le respect de la règlementation par un autre moyen (livret individuel de contrôle).