Paramétrer mon entreprise

Quelles sont les informations à paramétrer dès mon inscription ?

Le type d'activité principale :

Tout d'abord, lors de votre inscription à Mobilic, il vous sera demandé d'indiquer votre type d'activité principale. Cela a pour but d'adapter le calcul automatique des seuils réglementaires à l'activité de votre entreprise. Vous pourrez ainsi effectuer un meilleur suivi du respect de la réglementation pour chaque journée de travail.

Si vous avez une activité mixte, vous pourrez modifier le type d'activité principale pour chaque salarié dans l'onglet "Salariés". Le calcul des seuils réglementaires s'effectuera alors de manière personnalisée en fonction de l'activité.

Les adresses fréquentes et l'immatriculation de votre flotte de véhicule :

Une fois l'entreprise inscrite, vous pourrez pré-enregistrer les adresses fréquentes et l'immatriculation de vos véhicules afin de faciliter l'effort de saisie pour vos salariés. En effet, ces informations apparaîtront sous la forme de propositions dans l'interface salarié. Cela fera gagner du temps à vos collaborateurs et évitera les erreurs de saisie :

• Adresse(s) fréquente(s) : demandée en début et fin de journée. Les salariés auront plusieurs options :

  • choisir un lieu pré-enregistré (par exemple votre dépôt. Vous pouvez en enregistrer plusieurs dans votre tableau de bord)

  • opter pour la géolocalisation pour remplir l’adresse (⚠️ uniquement liée au champs "adresse" et uniquement si le salarié le souhaite)

  • saisir une adresse manuellement (avec une pré-complétion automatique)

• Véhicule(s): de la même manière, vous pouvez pré-enregistrer les véhicules de votre flotte (immatriculation et nom usuel) pour éviter qu’ils ne saisissent cette information manuellement chaque matin.

Concrètement, comment paramétrer mon entreprise ?

La démarche est simple :

1. Je me rends dans l'onglet ENTREPRISE(S) dans le Menu à gauche de Mobilic.

2. Je clique sur l'élément que je souhaite paramétrer "VEHICULES", "ADRESSES" ou "PARAMETRES"

3. Je peux ensuite :

   • Ajouter un ou plusieurs véhicule(s) :

   

   • Ajouter une ou plusieurs adresse(s) :

   

=> Pour chacun de ces éléments, vous pouvez indiquer un nom usuel qui apparaîtra au salarié lorsqu'il choisira son véhicule ou indiquera son adresse de départ le matin

• Plusieurs paramètres peuvent être activés ou désactivés pour adapter au mieux Mobilic à l'activité de votre entreprise :

  • Utilisation du bouton "autre tâche" :

    • Si vous la désactivez, le bouton "autre tâche" n'apparaîtra pas au moment de la saisie des temps par le salarié qui ne pourra enregistrer que du temps de déplacement ou du temps de pause ;

    • Son activation permet d'ajouter un sous-titre au bouton "autre tâche" pour faciliter la compréhension de son utilisation auprès de vos salariés. Le sous-titre n'est pas obligatoire ;

    • Chez les entreprises s'inscrivant en déclarant effectuer une activité de messagerie, ce paramètre est désactivé par défaut. Il est possible de le réactiver à tout moment.

  • Utilisation du mode équipe : ce mode permet à un chef d'équipe de saisir les temps de travail pour l'ensemble des membres de son équipe. Chacun devra ensuite valider ses temps en fin de journée.

  • Temps d'accompagnement : ce mode permet de distinguer le temps de conduite du temps d'accompagnement. Il sera demandé aux salariés qui saisissent du temps de déplacement s'ils sont conducteurs ou non.

  • Temps de liaison : s'il est activé, le temps d'accompagnement peut uniquement être ajouté par le gestionnaire au moment de modifier la mission validée au préalable par le salarié.

  • Saisie du kilométrage : si ce paramètre est désactivé, cette information ne sera pas demandée aux salariés.

  • Saisie des frais : si ce paramètre est désactivé, cette information ne sera pas demandée aux salariés.

  • Nom de mission obligatoire : si ce paramètre est désactivé, cette information ne sera pas demandée aux salariés.

Comment créer plusieurs agences distinctes ?

Si vous disposez de plusieurs sites d'exploitation ou d'agences et que vous souhaitez les retrouver dans Mobilic, il suffit d’inscrire plusieurs agences grâce à leur numéro de SIRET.

Voici les quelques étapes à suivre :

1. Vous connecter sur votre interface gestionnaire

2. Aller dans l’onglet « Entreprise(s) »

3. Cliquer sur « Inscrire une nouvelle entreprise »

   
4. Taper le numéro de SIREN de l’entreprise

5. Cliquer sur « Poursuivre avec cette unité légale »

6. Sélectionner « J’ai besoin de séparer la gestion de mes établissements (…) »

7. Sélectionner les établissements voulus

8. Pour chaque agence ainsi créée, inviter la ou les personnes qui seront gestionnaires en sélectionnant les trois points tout à droite du menu

   
9. Cette personne, qui sera désormais gestionnaire, pourra à son tour inviter les autres personnes qui travaillent dans cette agence

Ces étapes vous permettrons d'être vous-même gestionnaire de chacune des agences pour pouvoir suivre plus facilement leurs activités.