Paramétrer mon entreprise

Quelles sont les informations à paramétrer dès mon inscription ?

Le type d'activité principale :

Tout d'abord, lors de votre inscription à Mobilic, il vous sera demandé d'indiquer votre type d'activité principale. Cela a pour but d'adapter le calcul automatique des seuils réglementaires à l'activité de votre entreprise. Vous pourrez ainsi effectuer un meilleur suivi du respect de la réglementation pour chaque journée de travail.

Actuellement, seuls les principaux seuils du transport léger de marchandises sont enregistrés dans Mobilic. Les différents seuils du transport routier de voyageurs y seront intégrés au cours du mois de juillet 2024. Une communication officielle sera envoyée aux entreprises pour les en informer.

Si vous avez une activité mixte, vous pourrez modifier le type d'activité principale pour chaque salarié dans l'onglet "Salariés". Le calcul des seuils réglementaires s'effectuera alors de manière personnalisée en fonction de l'activité.

Si votre entreprise était déjà inscrite sur Mobilic, vous devrez tout de même renseigner cette information qui est indispensable en cas de contrôle.

Les adresses fréquentes et l'immatriculation de votre flotte de véhicule :

Une fois l'entreprise inscrite, vous pourrez pré-enregistrer les adresses fréquentes et l'immatriculation de vos véhicules afin de faciliter l'effort de saisie pour vos salariés. En effet, ces informations apparaîtront sous la forme de propositions dans l'interface salarié. Cela fera gagner du temps à vos collaborateurs et évitera les erreurs de saisie :

• Adresse(s) fréquente(s) : demandée en début et fin de journée. Les salariés auront plusieurs options :

  • choisir un lieu pré-enregistré (par exemple votre dépôt. Vous pouvez en enregistrer plusieurs dans votre tableau de bord)

  • opter pour la géolocalisation pour remplir l’adresse (⚠️ uniquement liée au champs "adresse" et uniquement si le salarié le souhaite)

  • saisir une adresse manuellement (avec une pré-complétion automatique)

• Véhicule(s): de la même manière, vous pouvez pré-enregistrer les véhicules de votre flotte (immatriculation et nom usuel) pour éviter qu’ils ne saisissent cette information manuellement chaque matin.

Une 3ème option à paramétrer peut vous être utile si vous bénéficiez de plusieurs gestionnaires avec des rôles de "chefs d'équipes". Il s'agit de l'onglet "Groupe(s)" qui vous permet de définir des gestionnaires en charge de différentes équipes, qui ne pourront consulter et valider que les saisies des salariés de leur(s) groupe(s). Vous pouvez retrouver le détail de cette fonctionnalité ici.

Concrètement, comment paramétrer mon entreprise ?

La démarche est simple :

1. Je me rends dans l'onglet ENTREPRISE(S) dans le Menu à gauche de Mobilic.

2. Je clique sur l'élément que je souhaite paramétrer "VEHICULES", "ADRESSES" ou "PARAMETRES"

3. Je peux ensuite :

   • Ajouter un ou plusieurs véhicule(s)

   • Ajouter une ou plusieurs adresse(s)

   => Pour chacun de ces éléments, vous pouvez indiquer un nom usuel qui apparaîtra au salarié lorsqu'il choisira son véhicule ou indiquera son adresse de départ le matin

   • Activer ou désactiver le mode équipe, le temps d'accompagnement, la saisie du kilométrage, la saisie des frais et le nom de mission. Si vous les désactivez, ces options n'apparaîtront plus dans l'interface salarié

Comment créer plusieurs agences distinctes ?

Si vous disposez de plusieurs sites d'exploitation ou d'agences et que vous souhaitez les retrouver dans Mobilic, il suffit d’inscrire plusieurs agences grâce à leur numéro de SIRET.

Voici les quelques étapes à suivre :

1. Vous connecter sur votre interface gestionnaire

2. Aller dans l’onglet « Entreprise(s) »

3. Cliquer sur « Inscrire une nouvelle entreprise »

   
4. Taper le numéro de SIREN de l’entreprise

5. Cliquer sur « Poursuivre avec cette unité légale »

6. Sélectionner « J’ai besoin de séparer la gestion de mes établissements (…) »

7. Sélectionner les établissements voulus

8. Pour chaque agence ainsi créée, inviter la ou les personnes qui seront gestionnaires en sélectionnant les trois points tout à droite du menu

   
9. Cette personne, qui sera désormais gestionnaire, pourra à son tour inviter les autres personnes qui travaillent dans cette agence

Ces étapes vous permettrons d'être vous-même gestionnaire de chacune des agences pour pouvoir suivre plus facilement leurs activités.